Durant une année, principalement à distance, Exergue conseil est intervenu auprès de la Communauté d’Agglomération de Lens-Liévin, pour conseiller les équipes afin de structurer la communication interne de la collectivité.

Durant l’année 2023, Exergue conseil a accompagné avec un immense plaisir la Communauté d’Agglomération de Lens-Liévin, dans le but d’améliorer son dispositif de communication interne. Située dans le Nord de la France, l’Agglomération de Lens-Liévin rassemble 36 communes et 250 000 habitants. Elle est l’une des 3 agglomérations du Pôle Métropolitain de l’Artois, un ensemble urbain de 640 000 habitants, 8ème Métropole de France derrière Paris, Lyon, Lille, Marseille, Bordeaux, Toulouse et Nantes. La « CALL » rassemble près de 300 agents répartis, principalement à Lens, dans 14 sites différents. L’éclatement géographique de son effectif n’est pas neutre en communication interne : il ne facilite pas une fluide circulation de l’information et le développement d’un sentiment d’appartenance de tous à l’institution. Cette difficulté est accentuée par l’impossibilité d’accéder à un poste informatique de la part de certains collaborateurs. Depuis plusieurs années, l’Agglomération connaît une forte croissance (le nombre de ses agents a doublé en 20 ans) et de nombreuses nouvelles compétences viennent également agrémenter son champ d’intervention.

Un accompagnement pour structurer la communication interne

L’accompagnement a débuté par une formation de deux jours avec les membres du service communication interne sur les fondamentaux de la discipline, en janvier 2023. Puis, il a pris la forme de rendez-vous récurrents en visio pour aiguiller les équipes et apporter un œil externe sur la situation. Dans un premier temps il s’est agi de bien comprendre le contexte de l’Agglomération, ses acteurs, ses spécificités et les actions de communication qui étaient alors en place. Progressivement, ce travail a débouché sur la création d’un baromètre d’évaluation de la communication interne. Après une présentation devant la Direction et le CST, le sondage a été envoyé en juin à l’ensemble des agents de l’Agglomération (1 version agents et 1 version managers) afin de mieux connaître leurs avis sur les actions actuelles et leurs attentes. Un autre objectif du sondage consistait à déterminer le degré de connaissance des agents des informations fondamentales sur la collectivité. Près de 60 % des agents se sont exprimés dans le cadre de cette étude. En fin d’année, après la phase de dépouillement des réponses, une stratégie de communication interne à trois ans, déclinée via des fiches actions concrètes, a pu être rédigée. Celle-ci fixe les actions prioritaires à mettre en œuvre pour répondre aux principaux enjeux de communication interne de l’Agglomération, décelés lors du temps de compréhension du contexte. Parallèlement, des actions concrètes ont été mises en place, sans attendre la fin de l’étude, comme l’organisation d’une matinée d’accueil des nouveaux agents.
Un grand merci à Marie-Laure Caillet, Responsable du service communication interne et documentation, et l’ensemble des agents rencontrés, pour la confiance et la collaboration sympathique. Cette mission fut tout bonnement passionnante !

Le mot de Marie-Laure Caillet – Responsable du service communication interne et documentation

« Les échanges réguliers tout au long de l’année 2023 avec Yoann m’ont permis de me sentir légitime dans mon rôle au sein de la collectivité. Il m’a également apporté une prise de recul et une méthode de travail pour élaborer un diagnostic et un plan de communication interne. Un grand merci à lui pour son approche sur-mesure et adaptée à notre contexte ! »